Mitarbeiterbefragungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Qualitätsmanagementsystems. Denn die Ermittlung zur Wahrnehmung der wesentlichen Interessensgruppen führt zu einem Erkenntnisgewinn, der durch eine Diskussionsrunde und/oder einen Workshop nicht erreicht werden kann.

Befragungen sind der Schlüssel zum Erfolg 

Die alleinige Beteiligung an einer Befragung führt nicht zwangsläufig zu einer Steigerung der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter. Vielmehr nehmen diese an einer Befragung teil, weil sie

a.   ihre schon bestehende Zufriedenheit mitteilen möchten oder

b.   sich durch die Beteiligung eine Veränderung ihrer Arbeitssituation erhoffen.
 

Im zweiten Fall spielt folgender Gedanke eine wesentliche Rolle: »Weil ich meine Meinung äußere, verändert sich etwas im Unternehmen. Es lohnt sich also, sich zu beteiligen.«

Insofern stellt eine Mitarbeiterbefragung einen Wettbewerbsvorteil dar. Dort, wo Mitarbeitende beteiligt werden, besteht eine höhere Arbeitszufriedenheit und eine größere Verbundenheit mit dem Unternehmen. 

Mitarbeiterbefragungen sind nur der Anfang

Neben der strukturierten Durchführung einer Befragung und dem anschließenden Feedback muss der Folgeprozess definiert werden. Dieser ist sogar noch wichtiger als das Ergebnis der Befragung selbst. Bestimmen Sie also, wie Sie mit den Ergebnissen umgehen wollen. Entwickeln Sie eine Planung inklusive der Meilensteine. Diese können Sie mit Ihren Mitarbeitern und mit einem Gremium (Qualitätszirkel, Führungskreis o.a.) zusammen erstellen.

Stellen Sie sich die Befragung als einen Bestandteil Ihres kontinuierlichen Verbesserungsprozesses vor. Dieses ist in erster Linie nicht mehr, aber auch nicht weniger: Ein kleiner Teil Ihres Beitrages zur Mitarbeiterbindung.

Bedenken Sie einige Punkte beim Design Ihrer Befragung

Bei Mitarbeiterbefragungen sollte in der Regel auf die anonyme Variante zurückgegriffen werden. Nicht weil man seinen Mitarbeitern den direkten Austausch nicht zutraut, sondern um am Anfang eine Akzeptanz für dieses Instrument herzustellen.

Denken Sie über die Länge der Erhebung nach. Die Mitarbeiter sollten in der Regel nicht länger als 15 Minuten zum Beantworten der Fragen gebrauchen. Es besteht sonst die Gefahr, dass der Mitarbeiter irgendwann damit anfängt, die einzelnen Items nur noch mechanisch abzuhaken. Bedenken Sie: Es muss nicht alles auf einmal erfasst werden. Wenn dieses Managementinstrument konsequent eingesetzt wird, dann sollten regelmäßig Befragungen stattfinden. Somit sind auch unterschiedliche Schwerpunkte möglich. Es gibt Unternehmen, die monatliche Befragungen zu speziellen Themen durchführen.

Muss man im betrieblichen Kontext wirklich wissen, wie lange eine Person schon im Unternehmen ist oder welches Geschlecht sie hat und so weiter und sofort? Diese Aussagen machen im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen meistens keinen Sinn, da die Veränderungen, die vielleicht aus den Ergebnissen resultieren, nicht nach Geschlecht oder Betriebszugehörigkeit unterschieden werden. Denken Sie in diesem Zusammenhang eher über die Trennung nach Qualifikationsniveaus oder eine Zuordnung des Mitarbeiters zu den einzelnen Bereichen nach.

Nutzen Sie digitale Lösungen

Es gibt viele Punkte, die für eine digital unterstützte Befragung sprechen. Die Struktur ist schnell erstellt. Sie müssen sich keine großen Gedanken über das Format der Befragung machen. Gleichzeitig werden die Daten an einem Ort gesammelt. Es kann also nicht passieren, dass ausgefüllte Bögen im Unternehmen »herumfliegen«. Des Weiteren wird der Aufbau der Antwortmöglichkeiten (Freitext, Ratingskala, Antwortalternativen usw.) durch das jeweilige System unterstützt.

Wenn wir uns die Seite des Mitarbeiters anschauen, fallen ebenfalls einige positive Punkte auf:

• Die Befragten werden durch die Befragung »geführt«.
• Jedes Endgerät kann in die Befragung eingebunden werden.

Des Weiteren wird die Auswertung der Ergebnisse unterstützt. Die händische Dateneingabe fällt weg. Dadurch können keine Eingabefehler auftreten. Generell werden Zeit, Kosten und Nerven bei der Auswertung gespart. Denn: Der Aufbau der Dateneingabe und die Auswertung im Rahmen eines Tabellenkalkulationsprogramms ist unnötig. Vor diesem Hintergrund beginnt die Auswertung mit der ersten Rückmeldung. Sie haben also sofort einen direkten Nutzen durch diese Form der  Auswertung.

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