Personalsicherung in Krisenzeiten – Mit Teamwork, Transparenz und einem strukturierten Notfallmanagement die Herausforderungen der Covid-19-Pandemie meistern

 „Es ist nicht mehr fünf vor zwölf, sondern halb drei.“

 – so beschrieb unsere Expertin Sindy Karthe die momentane Situation der Pflege in einem aktuellen Pflegecampus-Webinar. Vor dem Hintergrund der Covid-19-Pandemie müssen sich Pflegeeinrichtungen und Unternehmen ganz neuen Herausforderungen stellen. Dazu gehört insbesondere der durch hohe Krankheitsausfälle bedingte Personalmangel. Dennoch muss das Versorgungssystem stabil bleiben, denn letztlich geht es um den Schutz der Pflegebedürftigen. Doch wie kann das gelingen? In diesem Blog-Beitrag und im Webinar „Notfallmanagement & Personalsicherung“ erfahren Sie es.

Wichtig in Krisenzeiten ist in erster Linie, die Kernprozesse aufrecht zu erhalten – auch wenn es dafür kein Patentrezept gibt und es aufgrund des Fachkräftemangels in der Pflege schwierig ist, neues Personal zu gewinnen. Ein an Ihr Unternehmen angepasstes Notfallmanagement ist darum das A und O, um die Erfüllung Ihres Pflegeauftrags zu gewährleisten.

Der Pandemieplan: Herzstück der Personalsicherung 

Jede Einrichtung sollte ihn haben – einen individuellen Pandemieplan. In diesem geht es vor allem um den Präventionsgedanken:

• Welche Strukturen müssen auf Führungsebene getroffen werden?
• Wie lässt sich Personal stabilisieren?
• Wie ist das Testwesen aufgebaut, sprich Zugang zu Tests, Meldewesen, Dokumentation und Mitarbeiterschulung?
• Wie lassen sich erforderliche Maßnahmen refinanzieren beziehungsweise erstatten?

Mehr denn je gefragt: Teamwork 

Nur mit geeinten Kräften lässt sich die Pandemie meistern. Die offene und transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern ist dafür unerlässlich. Nur wer sich informiert und in seinen Sorgen ernst genommen fühlt, kann sich trotz schwieriger Bedingungen motiviert engagieren. Und darauf kommt es nun an. Denn langfristige Personalplanungen sind momentan kaum möglich. Die personellen Ressourcen sind aufgrund hoher Krankheitsausfälle in vielen Unternehmen erschöpft. Darüber hinaus ist die Mitarbeitergewinnung aktuell schwierig und Einarbeitungen können als zusätzliche Belastung empfunden werden. 

Personal-Leasing kann dieser Tage eine geeignete Übergangslösung sein. Da der Betrieb jedoch ohne die eigenen Mitarbeiter nicht am Laufen gehalten werden kann, geht es nun darum:

• Grundprozesse zu stabilisieren
• Ihre Mitarbeiter über die aktuelle Lage aufzuklären
• Maßnahmen zu treffen, um das verbliebene Personal effizient einzusetzen, Fehlzeiten zu managen und zurückkehrende Mitarbeiter nach längerer Krankheit wieder einzugliedern
• Anreize zu schaffen, um die Bereitschaft Ihres Teams zu erhöhen, sich noch mehr als sonst zu engagieren und für ausgefallene Kollegen einzuspringen
• sowie bei allen Bemühungen auf den Gesundheits- und Arbeitsschutz Ihrer Mitarbeiter zu achten und bei Bedarf auch die Berufsgenossenschaften einzubeziehen.

Auf die Hygiene kommt es an: am Arbeitsplatz und Zuhause 

Dass Hygienemaßnahmen das Risiko einer Ansteckung mit Covid-19 verringern können, ist für die meisten sicherlich keine neue Information. Aber wissen wirklich all Ihre Mitarbeiter, wann und wie oft welche Hygienemaßnahmen durchgeführt werden sollten? Angefangen bei der Hände- und Arbeitsplatz-Desinfektion (inklusive Desinfektion der Lenkräder in den Dienstwagen) über die getrennte Aufbewahrung und Reinigung von Arbeits- und Dienstkleidung bis hin zum kontaminationsfreien An- und Ablegen der Schutzkleidung. Und weiß darüber hinaus jeder, dass die Hygiene nicht mit dem Feierabend enden sollte? 

Die Empfehlung von Sindy Karthe lautet daher, anstehende Hygieneunterweisungen vorzuziehen und jetzt durchzuführen. Und zwar in geeigneter Form. Das heißt, nach Ausbildungs- beziehungsweise Qualifikationsstand zu unterscheiden und für Mitarbeiter mit nicht so guten Deutschkenntnissen Bild- und Filmmaterial bereitzustellen oder bei Bedarf einen Übersetzer hinzuzuziehen. Wichtig dabei ist: die Unterweisung muss nachweislich erfolgen. Also inklusive Unterschrift und Dokumentation, für den Fall einer Prüfung durch MD, Gesundheitsamt oder Gewerbeaufsicht.

Der MD hat sich angekündigt: die Prüfung kann verschoben werden

Auch in diesen für die Pflegeeinrichtungen ohnehin schon herausfordernden Zeiten führt der MD Prüfungen durch. Waren Sie vielleicht auch schon einmal in der Situation, dass Sie aufgrund von Personalmangel eigentlich keine Kapazitäten für die Vorbereitung und Absolvierung der Prüfung hatten? Sindy Karthe rät in diesem Fall: transparent kommunizieren und den MD-Termin verschieben, bis sich die Situation etwas entspannt hat. Das ist möglich und darüber hinaus Ihr gutes Recht.

Wenn aufgrund von Personalmangel nichts mehr geht: Meldung an die Pflegekasse

Eine große Sorge vieler Unternehmen ist, ihrem Versorgungsauftrag nicht mehr gerecht werden zu können, wenn zu viele Kollegen krankheitsbedingt ausfallen. Sollte sich dies tatsächlich andeuten, empfiehlt Sindy Karthe folgendes Vorgehen: Kontakt mit der Pflegekasse aufnehmen. Befürchtungen, dass sofort der Versorgungsvertrag gekündigt wird, sind in der Regel unbegründet. Zumal dies nicht im Interesse der Pflegekassen ist. Ziel ist, gemeinsam nach Lösungen und möglichen Hilfestellungen zu suchen, und wenn wirklich gar nichts mehr geht, den Vertrag lediglich zu pausieren. 

Im Webinar „Notfallmanagement & Personalsicherung“ von Pflegecampus können Sie sich vertiefend über all diese Themen informieren und Antworten auf folgende Fragen erhalten:

• Was sollten Sie bei der Ausarbeitung Ihres Pandemieplans beachten?
• Wie können Sie in Pandemiezeiten personelle Ressourcen mobilisieren?
• Welche konkreten Hygienemaßnahmen schützen die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und Pflegebedürftigen?
• Wie führt man relevante Unterweisungen in geeigneter Form durch?
• Wie geht man in Krisenzeiten mit MD-Prüfungen um?
• Und was ist zu tun, wenn die Versorgung aufgrund von Personalmangel nicht mehr sichergestellt werden kann?

Mit Pflegecampus erhalten Sie praxisorientierte Experten-Tipps für ein fundiertes Notfallmanagement. Diese sollen Ihnen dabei helfen, gemeinsam mit Ihrem Team die herausfordernden Pandemiezeiten zu bewältigen und sich für mögliche zünftige Krisen zu wappnen.